Создать единое информационное пространство, повысив управляемость предприятия и сократив непроизводительные затраты возможно благодаря ЭлектроОфису на основе SharePoint. Платформа интегрируется с большинством офисных приложений.
Проблемы роста
Проблемы ростаЧем быстрее и динамичнее развивается компания, тем больше документов содержится в ее архивах. Количество бумаг увеличивается, неуклонно приближая момент, когда управляться с ними вручную станет практически невозможно.
ЭлектроОфис предназначен для построения систем электронного документооборота и корпоративных и ведомственных порталов. Инструмент поможет избавиться от избыточного использования бумажных носителей. Являясь защищенной системой, обеспечивает корректную обработку и хранение личных данных сотрудников (контактная информация, дата рождения и т.п.), а также конфиденциальной информации.
Внедрения SharePoint в России
- Государственная Дума РФ.
- Федеральная таможенная служба.
- Министерство экономического развития РФ.
- Аппарат Правительства РФ.
- Банк ВТБ 24.
- Министерство образования и науки Российской Федерации.
- Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции РФ.
- Библиотека Президента Российской Федерации.
- Конституционный Суд Российской Федерации.
- Министерство здравоохранения и социального развития РФ.
- Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики».
- Ренессанс Капитал.
17 Крупнейших внедрений в мире
| 01 | Mary Kay | Крупный производитель косметики развертывает технологии мгновенного поиска Microsoft для повышения эффективности. | ||
| 02 | TUV NORD Group | Международная группа сертификации на 20% повышает эффективность безопасности и качество аудита. | ||
| 03 | Del Monte Foods | Автоматизирует процессы, чтобы сократить время цикла на 33%. | ||
| 04 | Monsanto Company | Сельскохозяйственный инноватор дает возможность сотрудникам пользоваться встроенным корпоративным поиском, снижая расходы. | ||
| 05 | MTV | Телевизионный гигант автоматизирует рабочий процесс, повышая доступность системы управления информацией. | ||
| 06 | Parks Canada | Правительственное агентство оптимизирует управление информацией и способствует упрощению совместной работы. | ||
| 07 | CGI Insurance Business Services | Канадская фирма услуг страхования ускоряет генерацию проектов. | ||
| 08 | Ampacet | Глобальный производитель ожидает от инновационной продукции доход в 60 млн. долларов. | ||
| 09 | Ziba Design | Дизайн-бюро улучшает отношения с клиентами с помощью нового корпоративного портала. | ||
| 10 | Statoil | Ведущий производитель нефти и газа улучшает совместную работу, внедряя возможности для работы оффлайн. | ||
| 11 | Getronics | Поставщик решений в области информационных технологий совершенствует безопасность совместной деятельности. | ||
| 12 | Sheppard, Mullin, Richter & Hampton | Юридическая фирма увеличивает функциональность инфраструктуры и снижает затраты с новым интранет-решением. | ||
| 13 | Enterprise Rent-A-Car | Прокат автомобилей обновляет ИТ-среду для повышения безопасности и пользовательской производительности. | ||
| 14 | Arthur J. Gallagher & Co | Брокерская контора выбирает электронный документооборот SharePoint для улучшения обслуживания клиентов. | ||
| 15 | Department of Education and Training Victoria (Australia) | Экономия до 208 тыс. долларов в год с Microsoft Office SharePoint Server 2007. | ||
| 16 | Miami Dade County Public Schools | Портал улучшает образование четвертого по величине школьного округа США. | ||
| 17 | BMW | Выводит совместную работу персонала на новый уровень с новым коммуникационным ПО. |
Веб-сайты
| 01 | Glu | Настраиваемый портал для мобильных геймеров. | ||
| 02 | SendTec | Корпоративный веб-сайт компании, занимающейся многоуровневым маркетингом. | ||
| 03 | Wise Woman | Общественный портал для женщин от The Body Shop. | ||
| 04 | Plymouth Hospitals | Медицинский корпоративный веб-сайт в Великобритании. | ||
| 05 | MyTalk AU | Общественный портал для группы радио- и телевизионных станций Австралии. | ||
| 06 | Direct Energy | Корпоративный веб-сайт для одной из ведущих в Северной Америке энергетических компаний; сайт использует возможности Site Variations (варианты узла) для английской и испанской версии контента. | ||
| 07 | PD NET | Сайт профессионального обучения и электронной коммерции с большим объемом контента на английском и французском языках. |
Информирование
Портал, выполненный в корпоративном стиле, и на уже имеющемся домене компании, может содержать огромное количество информации. При его помощи руководство сможет доводить до сведения сотрудников новости фирмы, другую важную информацию (устав, распоряжения, требования к персоналу), размещать персональные блоги значимых сотрудников и проводить опросы общественного мнения. На портале могут быть организованы форумы для обсуждения возникающих проблем и задач, а текстовые файлы могут дополняться галереей мультимедийных материалов.
Хранение
Корпоративный портал станет электронным архивом документов, надежно защищенным от несанкционированного доступа. Работать с защищенным электронным документооборотом гораздо проще, чем с бумажным: ЭлектроОфис дает возможность полнотекстового морфологического поиска по всему хранилищу, что упрощает и ускоряет работу. Он позволяет разграничить права доступа к файлам между группами сотрудников, а также отслеживать изменения в документах на уровне пользователей. При необходимости, определенные службы компании получат право пре- и постмодерации изменений в текстах, а руководство — возможность работать с несколькими версиями документа. EDISON предлагает услуги по созданию электронного архива документов на основе бумажного архива или путем конверсии компьютерных файлов.
Управление документами
ЭлектроОфис позволяет формализовать процесс согласования договора. На этом этапе большую роль играют возможности управления потоками, при помощи которых можно отправлять документы по заранее созданным маршрутам. Для каждого согласующего можно прописать свои сроки и текст согласования. В итоге, защищенный документооборот позволит обеспечить выполнение регламентов и автоматизировать движение документов, устранив потери согласуемых текстов.
Управление подразделениями
Структура портала моделируется на основе структуры предприятия. Каждое подразделение имеет свой узел, что позволяет формировать списки задач с возможностью назначения их конкретным сотрудникам или целым узлам. Защищенный электронный документооборот позволяет обеспечить регламентированный доступ пользователей к документам.
ЭлектроОфис поможет избавиться от бюрократических проволочек, связанных с организацией сервиса заявок (таких как обращение к службам технической поддержки, кадровый отдел, АХЧ). После того, как задание будет выполнено, отправитель сразу получит отчет.
Интеграция
Данную систему можно использовать как средство межведомственного взаимодействия, она может быть встроена в другие информационные системы.
Виды внедрений
Выбирая СЭД, варианты обычно рассматривают по нескольким критериям.
| 01 | Соответствие программного обеспечения процессам предприятия. | ||
| 02 | Стоимость необходимого оборудования и инфраструктуры. | ||
| 03 | Стоимость лицензионного программного обеспечения. | ||
| 04 | Качество услуг консультантов по постановке задачи. | ||
| 05 | Стоимость разработки и внедрения. | ||
| 06 | Время обучения персонала. | ||
| 07 | Стоимость технической поддержки и сопровождения. | ||
| 08 | Время, необходимое для поддержания информации в актуальном состоянии. |
Ни одна готовая СЭД в полной мере не удовлетворит нужды конкретной компании. Производитель утверждает, что с помощью уже разработанной для кого-то «коробочной» программы он сможет оптимизировать документооборот любого предприятия. На деле такие внедрения часто проходят не так гладко, как хотелось бы. В подавляющем большинстве случаев, заказчику продается дорогая лицензия, после чего ее необходимо докупать каждый раз, когда в офисе появляется новое рабочее место. Также регулярно требуется оплачивать стоимость технической поддержки и обновлений.
Разработка с нуля имеет другие недостатки. Это весьма трудоемкий процесс, который требует много времени и стоит дорого. Компания понесет дополнительные расходы на установку нового программного обеспечения, покупку нового оборудования, обучение персонала.
Оптимальным является комбинированный подход ЭлектроОфис: специфические модули разрабатываются на основе готовых решений. В этом случае процесс создания и внедрения СЭД занимает не так много времени и полностью удовлетворяет нуждам предприятия.
Не делаем клиентов заложниками: заказчику передается достаточное количество прав, чтобы самостоятельно заниматься доработкой и обслуживанием системы, — покупатель всегда может прибегнуть к нашей квалифицированной помощи.
2002–2024